Cerrar un evento al día siguiente, no meses después
Lo describieron así en la llamada: "Estaría buenísimo que el mismo sistema le aventara la
información y ya te diga: estos eventos no tienen flete, la ferretería está alta contra el market que tú ya me
diste, el presupuesto se fue de largo o se fue de bajo, estos están sanos."
Empieza por cómo es hoy.
La boda de Valle de Bravo— terminó hace 12 días. Hay que cerrarla.
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juntando información
📊
El presupuesto original
Excel del área de presupuestos
Hay que pedirlo y esperar a que lo manden. Es la única referencia de contra qué comparar.
+45 min
🧾
Lo que cobró cada unidad
Seis empresas del grupo participaron
Cada una factura cuando puede. Hasta que no llegan las seis, el evento no se puede cerrar.
+90 min
🗂️
Las pólizas de compra
Registradas por separado
Tres o cuatro personas pudieron registrar compras del mismo producto. Hay que buscarlas una por una — y no hay forma de saber si ya están todas.
+120 min
🚚
Los fletes
Cada unidad mandó el suyo
Son cinco comprobantes en cinco lugares distintos, cada uno cargado a la unidad que lo pidió. Nadie ve el total del evento.
+60 min
👷
Las horas de montaje
Bitácora de bodega
Se anota a mano. Para saber qué le tocó a este evento hay que contar cuadrillas y días.
+50 min
📁
El histórico de costos
Excel del año pasado
Es la única forma de saber si la ferretería salió cara — comparando a mano contra eventos parecidos.
+40 min
⛔
El precio de reposición del mobiliario
Lo que cuesta reponer lo que se usó
Este dato no existe para cerca de 800 de sus 1,300 artículos. No es que tarde en conseguirse: no está en ningún lado. Sin él, el uso del activo no se puede calcular — y el margen real del evento tampoco.
no se puede
Casi siete horas después, el cierre sigue incompleto. Y ese trabajo no ocurre al día
siguiente del evento: ocurre semanas o meses después, cuando alguien tiene tiempo y ya llegaron las seis facturas.
Para entonces el número ya no sirve para decidir nada — solo para registrar lo que pasó. Y aun así falta
el dato que diría si el evento dejó lo que debía dejar.
AP
El cerebro · DHINCen línea · datos de ejemplo
Pregúntale al cerebro
La misma boda que en Hoy, un día después del desmontaje. Cada pregunta se contesta con la información que hoy vive en seis lugares distintos.
Lo que no se inventa aquí
El precio de reposición de los ~800 artículos que hoy no lo tienen. Sin ese dato no hay uso del activo, y no lo resuelve un sistema solo.
Eso se mapea en la auditoría. No se inventa aquí.
¿Y en qué se convierte ese tiempo?
No se trata de quitar a nadie — el equipo se queda. Se trata de en qué usa los días que hoy se
le van juntando información evento por evento. Pon tus números nosotros no traemos
ninguno cargado
los que hay que cerrar
de trabajo juntando la información
aproximado, de quien arma el cierre
—
días al año que deja de costar armar los cierres
—
al año, solo en el tiempo que hoy se va armando cierres
Escribe tus números arriba y el cálculo se arma solo.
Ojo con lo que este número NO dice: no es un ahorro de nómina. Es capacidad que hoy se va en perseguir
información y que podría irse en cerrar más eventos, cotizar mejor o abrir plaza. Y el margen que se recupera
—el que en el ejemplo de arriba se fue sin verse— no aparece por verlo: aparece cuando alguien decide distinto
con ese dato en la mano.
Prototipo ilustrativo con datos de ejemplo, sin conexión a ningún sistema. Los nombres de evento, los
montos y las desviaciones son inventados para mostrar cómo se vería la información — no corresponden a
operaciones reales de DHINC. Los rangos de costo se construyeron con referencias públicas del mercado de eventos
en México y se sustituyen por sus números reales en la primera semana de la auditoría. Qué se construye
exactamente, con qué datos y en qué orden es justo lo que define la auditoría.
Demo · datos de ejemplo